好書:簡報改造王

在市圖借了這本 "簡報改造王:8個原則讓你自信滿滿上台去", Robin Williams 著, 周欣欣譯, 旗標出版. 這本是我看過寫得最好的簡報相關書籍, 當然原著內容好, 也要翻譯者文筆精煉才能相得益彰. 作者提出的 8 個原則是 : 明確, 關聯, 動畫, 情節, 對比, 重複, 對齊, 相近. 以下是我的心得摘要 :

1. 明確 :
   刪除多餘的字句, 只留下關鍵字句. 字越少, 字就可以越大, 設計空間也越多.
   投影片上的關鍵字句要簡潔有力 (要用積極的語氣才會簡潔), 觀眾才能迅速抓到重點.
   不要把講稿放在投影片上, 因為那樣就不需要你來做簡報了.
   不要看著投影片照本宣科念稿, 演講的你才是這場簡報的靈魂人物.
   唯一需要照本念科的是投影片中的引述文句.
   為坐在後方看不清楚投影片字句的聽者朗誦內容是貼心的服務.
   別讓你自己被投影片中的文字取代, 而讓自己在現場顯得多餘.
   英文簡報中要避免使用動名詞, 因為語氣比較被動與弱勢.
   不要在一張投影片上塞進太多圖表, 即使它們相關聯, 最好分成數張投影片 (投影片是免費的).
   簡報內容要針對特定觀眾做取捨, 那些會轉移焦點的東西通通刪掉.
2. 關聯 :
   不要在每張投影片放上商標, 那只是混亂觀眾的無意義圖形. 商標應該放在講義裡.
   拿掉一切不相關的美工圖案, 線條, 與背景圖, 不相關的圖片只會誤導觀眾的思考, 使簡報失焦. 留白真的沒有關係.
   觀眾的視覺印象大都來自背景圖片, 所以要慎選, 必須與簡報有關聯性, 要對提升主題有幫助, 而非讓人感到困惑.
3. 動畫 :
   只有在需要引起觀眾注目 (例如轉換主題時) 或釐清某個觀念時, 才需要使用動畫或轉場特效, 而且這時要停止說話, 讓觀眾好好欣賞.
   使用動畫效果要有個好理由, 否則不要畫蛇添足.
4. 情節 :
   簡報開頭要告訴觀眾接下來你將帶他們到哪裡去, 要有一個概要介紹.
   並非所有的簡報都要加上圖片, 只用文字或只用圖片都行. 但適度搭配文字與圖片, 會有較好的滲透力 (文字是資料, 圖片是情感). 如果圖片可以協助釐清觀點, 當然要加上圖片甚至動畫.
   雖然故事可以吸引觀眾的注意力, 但不要硬塞一個人性化的故事到無關聯的簡報主題上. 故事並非每份簡報的救星, 必須要與主題相契合.
   要讓觀眾知道你的簡報何時會結束, 例如快結尾時說 : "最後我再補充一點", "在結束以前我要再強調" 等等, 讓觀眾有心理準備 (例如發問). 也要有一張 "Thank you" 投影片.
5. 對比 :
   設計的本質就是要引人注目.
   製造對比效果最簡單的是利用字型與色彩, 特別是標題.
   對比的重點是要能夠明確傳達資訊.
6. 重複 :
   重複最簡單的形式是一致性, 但這並不是說每張投影片樣式都要一模一樣, 而是要同中求異.
7. 對齊 :
   投影片上沒有任何一樣東西可以任意放置, 要確定每項元件都是對齊的.
   對齊的目的是要表達關聯性.
8. 相近 :
   將相關的東西在位置上組合在一起, 可以讓觀眾從視覺上察覺其相關性.
   元件之間的距離越近, 它們就越相關.
   留白不是罪惡, 它也是重要的畫面元素. 但不需要擔心該在哪裡留白, 只要遵循原則, 它會自然出現.

另外, 軟體使用方面, 作者認為必須關掉 Power Point 的自動調整功能 (在 "格式化圖案/文字方塊/自動調整" 勾選 "不自動調整"), 因為它會造成不一致的外觀. 其次, 簡報時除了投影片外應該準備講義, 而且要在演講前發給觀眾. 簡報一方面是提供與投影片內容相關之詳細資料, 另外也可以讓觀眾做筆記. 而 SOP 之類的程序, 聯絡資訊, 網址, 資料來源等應該放在講義中, 因為觀眾不太可能抄寫完整. 作者也提醒, 簡報者應該看自己筆電上的投影片, 而非螢幕上的, 因為這樣就會背對著觀眾.
以上只是理論概念, 書上有舉出實際簡報範例, 書末還有一個實例小測驗, 非常值得一看.